대리운전비 어떻게 처리해야 하죠?

영업사원들이 거래처 접대를 하면서 대리운전을 이용하는 경우는 흔하다. 자가운전보조금을 지급하고 있는 직원에게 대리운전에 따른 비용을 지급할 경우 어떤 계정으로 처리해야 할까? 현실적으로 증빙 수취가 불가능한 대리운전비용을 일반적인 교통비처럼 여비교통비 명세서로 처리해도 될까?

실비변상적 급여는 비과세 우선 업무상 발생하는 교통비 및 자가운전보조금에 대한 내용을 이해할 필요가 있다. 일반적으로 회사 직원이 업무상 차량을 이용하면서 발생하는 교통비, 즉 이동거리에 따른 유류비와 통행료 등은 관련 증빙을 회사에 제출함으로써 실비로 정산 받는다. 이러한 실비변상적인 급여는 근로소득세가 비과세되는 것이 타당하다고 할 수 있다.

월 20만원 이내 자가운전보조금도 비과세 해당 경비를 실비로 정산 받는 대신 해당 회사의 사규에 정해진 지급기준에 따라 일정액을 지급받는 경우 지급액 중 월 20만원 이내의 금액은 자가운전보조금으로 근로소득세가 비과세된다.

그러나 직원 개인 소유의 차량을 업무에 이용하고 실제 소요경비를 지급받고 있는 상황에서 별도의 자가운전보조금까지 지급받는다면 해당 자가운전보조금은 근로소득세 과세대상이 된다.

자차 이용 직원이 대중교통 이용 시 비용처리 가능 그렇다면 현재 자가운전보조금을 받고 있는 직원이 별도의 택시비 등 업무 관련 시내교통비를 지급받는 경우에는 어떻게 해야 할까? 이러한 경우 자가운전보조금이란 ‘종업원 소유 차량을 종업원이 직접 운전하여 회사 업무에 사용하는 대신에 지급받는 금액’을 의미하므로, 만일 해당 종업원이 개인 소유 차량이 아닌 택시 등 대중교통을 이용하고 또 그 비용이 업무와 관련이 있다면 자가운전보조금과는 별도로 “여비교통비”로 비용인정이 가능하다.

대리운전비 세법에 명확한 기준 없어 대리운전비의 경우에는 업무와의 관련성이 있는지 여부가 중요할 수 있다. 물론 접대나 회식도 업무의 연장선상이라고 본다면 위의 대리운전비 역시 접대비∙복리후생비∙여비교통비 등의 비용으로 처리해야 한다고 볼 수 있다. 그러나 회식이나 접대가 끝나고 난 후 이용하는 대리운전의 경우 해당 비용을 업무와 관련이 있다고 보기에는 무리가 있다.

이는 사실 지급기준의 적정성이나 업무와의 관련성 여부, 법인이 부담해야 할 성질의 비용인지 여부 등을 가려 법인 내부 기준에 따라 처리해야 할 사항이다. 아쉽게도 세법에서는 위와 같은 사항이 법인의 비용으로 처리해야 할 성격인지 개인이 부담해야 할 성격인지에 대한 기준을 설정하고 있지 않다.

내부기준 따라 처리 시 업무관련성 여부 주의 택시요금의 경우 정규지출증빙수취의무규정 예외항목이므로 ‘여비교통비명세서’로 증빙처리가 가능하지만, 대리운전비는 택시요금의 성격으로 볼 수 없으므로 정규지출증빙수취대상에 해당하고 따라서 정규증빙을 수취하지 않으면 가산세 대상이 된다.

실무적으로는 해당 대리운전비를 업무상 발생하는 시내교통비나 택시비처럼 정규지출증빙수취의무규정 예외대상으로 보아 여비교통비명세서 등 회사 내부 증빙으로 처리할 수도 있겠지만, 이러한 경우 반드시 관련 비용에 대한 업무 관련성 여부를 적정하게 입증해야 하며 특히 여타 직원들과의 형평성 문제도 충분히 고려되어야 할 것이다.

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